关于开展2024级研究生新生档案管理工作的通知

2024年09月12日 20:12 党委研究生工作部

各研究生培养单位：

为了进一步规范研究生档案管理工作，提高档案管理及服务水平，保障研究生档案完整和安全，根据学校总体工作安排，按照《吉林大学研究生档案管理办法》（校研院字〔2021〕69号）相关要求，对2024级研究生新生档案工作安排通知如下：

一、档案审核工作

（一）2024级研究生新生档案由各研究生培养单位负责整理。

（二）请各研究生培养单位档案管理人员认真做好2024级新入学研究生档案的审核工作，发现弄虚作假或未按时转入学校的应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时告知研究生并向该生原所在学校或单位催调补齐，确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注。

二、档案归档建档工作

（一）各研究生培养单位将研究生入学前原始档案进行归档，更换研究生入学前原始档案存档专用档案袋，认真填写档案袋上的各项信息，保证字迹工整，书写准确。建档后密封档案，盖培养单位公章。

（二）在校期间形成的研究生档案材料暂由培养单位保管，更换研究生在校期间形成材料存档专用袋，定期进行整理、归档。

（三）研究生档案应派专人妥善保管，确保研究生档案存放安全。

（四）请各研究生培养单位明确研究生档案工作负责人及管理人员，若发生变动，应当及时做好档案管理工作的交接。

三、档案集中存放管理工作

（一）集中存放范围

2024级非定向就业和定向就业中少数民族高层次骨干人才计划研究生（非在职考生）的档案。放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格研究生的档案不移交。

（二）存放移交程序

1.研究生正式党员党籍材料，入党积极分子、预备党员材料，暂由培养单位保管。

2.《入团志愿书》、《入团申请书》等团员材料原件应存入研究生档案，由研究生档案管理部门进行统一管理；《入团志愿书》、团员证等团员材料复印件，由基层团委留存保管。

3.请各培养单位档案管理人员登陆研究生教育管理系统http://yjs.jlu.edu.cn/，按照系统操作指南，将移交档案的研究生进行批量转入，录入研究生档案重要材料信息后，提交培养单位分管领导审核通过后生成移交单并打印。（详细操作请查看附件1和附件2）

4.培养单位档案管理人员将密封好盖培养单位公章的研究生入学前原始档案移交至档案室。交接双方经办人当面检查验收密封档案，核对无误后履行移交手续。

（三）日程安排

各研究生培养单位按照《研究生档案移交时间安排》（附件3），按期进行档案移交工作。

（四）相关要求

1.直博生排在博士《移交单》最后并在备注处注明。《移交单》纸质版一式两份，由档案工作负责人及管理人员签字，加盖培养单位公章，交接双方分别留存。请于移交档案的前三天在研究生教育管理系统提交档案转入研究生并通过审核。

2.档案移交时需携带以下材料：《移交单》纸质版以及根据移交单明细排序的密封档案。如有档案未按时转入学校的，培养单位应出具档案未移交情况说明，明确档案移交时间，须在规定时间内按要求进行移交。

3.办理地点为南湖校区学生档案室二楼研究生工作部窗口。

联系人：

赵洁斯 85167760

张晏菘 85167807

党委研究生工作部

2024年9月13日

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